Come trattiamo i tuoi dati.

Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è Wacebo Europe S.r.l., con sede legale in Viale Gianluigi Bonelli 40, 00127 Roma, P.IVA 12404241007.

Per qualsiasi domanda su questa informativa, o per esercitare i tuoi diritti, puoi scrivere a info@waceboeurope.com o, con posta certificata, a wacebo@pec.it.

Quando siamo responsabili e non titolari

Esopo è usato dalle segreterie scolastiche. I dati che una scuola inserisce nella piattaforma restano della scuola: su quei dati la scuola è titolare e Wacebo Europe agisce come responsabile del trattamento, sulla base dell'accordo ai sensi dell'art. 28 GDPR che si firma insieme al contratto. [DA CONFERMARE: accordo in revisione dallo studio legale]

Siamo invece titolari per i dati che raccogliamo in proprio: account, contatti commerciali, dati tecnici di funzionamento del servizio.

Quali dati raccogliamo

Dati dell'account: nome, indirizzo email, istituto di appartenenza, ruolo. Servono a farti entrare e a mostrarti solo ciò che ti compete.

Contenuto del tuo lavoro: le domande che poni all'assistente, i documenti che generi, le richieste di consulenza che apri.

File che carichi nei Progetti o alleghi a un messaggio in chat: preventivi, verbali, fogli di calcolo, calendari di scadenze, foto di documenti. Restano nell'archivio della scuola, cifrati, e possono contenere dati personali di terzi (dipendenti, fornitori, famiglie, alunni). Carica solo quello che serve alla pratica.

Quando chiedi a Esopo di leggere un file dei Progetti, il suo contenuto viene inviato al servizio di intelligenza artificiale che prepara la risposta. Un file allegato in chat, invece, lo legge da solo: il suo contenuto accompagna i tuoi messaggi successivi finché la conversazione ci lavora sopra, e il file resta allegato al messaggio fino a quando la conversazione viene eliminata. In nessuno dei due casi Esopo lo aggiunge alla sua Memoria.

Documenti che alleghi a una richiesta di consulenza: vanno ai consulenti che ti rispondono. Anche questi possono contenere dati personali di terzi: per questo prima di inviarli ti chiediamo una conferma esplicita, e registriamo che l'hai data.

Dati tecnici: log di accesso e di errore, necessari a tenere il servizio in piedi e sicuro.

Dati d'uso, in forma aggregata: quali pagine dell'applicazione vengono aperte e quante volte. Non usiamo cookie né altri identificatori salvati sul tuo dispositivo, non registriamo lo schermo, non raccogliamo il testo di ciò su cui clicchi, e degli indirizzi delle pagine teniamo solo il percorso: la parte che può contenere il numero di una pratica o di un documento viene tagliata prima dell'invio. Non colleghiamo queste misure al tuo nome.

Perché li trattiamo

Per i dati che la scuola inserisce in Esopo, la base giuridica è quella della scuola: li tratta per svolgere i suoi compiti di interesse pubblico (art. 6.1.e GDPR e art. 2-ter del Codice privacy), e noi li trattiamo solo su sue istruzioni.

Per i dati del tuo account e per erogare il servizio che la scuola ha acquistato: è l'esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR).

Per rispondere alle richieste di consulenza: senza il contenuto della domanda e degli allegati il consulente non può rispondere.

Per la sicurezza del servizio e per adempiere a obblighi di legge, quando previsto (art. 6.1.c e 6.1.f GDPR).

Per capire quali funzioni vengono usate e dove il prodotto è scomodo, e migliorarlo: è un nostro legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR), e per questo raccogliamo la misura minima che serve — dati aggregati, senza cookie e senza collegarli a te. Puoi opporti in qualsiasi momento, senza dover motivare: scrivi all'indirizzo indicato in cima a questa pagina. [DA CONFERMARE: valutazione di bilanciamento dello studio legale]

Non usiamo i tuoi documenti per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

Chi altro li vede

I consulenti incaricati da Wacebo Europe, quando apri una richiesta di consulenza: vedono la tua domanda e gli allegati che hai inviato.

I fornitori tecnici di cui ci serviamo, nominati responsabili ai sensi dell'art. 28 GDPR: hosting in Unione Europea, fornitore del modello linguistico, OpenAI (riceve le domande, le risposte e il contenuto dei file che chiedi a Esopo di leggere; non li usa per addestrare modelli e non conserva le risposte, salvo il periodo previsto per il controllo degli abusi [DA CONFERMARE: conservazione zero]), Google Cloud in Unione Europea (trasforma il testo dei documenti della Memoria e delle domande in indici per la ricerca), Brevo in Unione Europea (spedisce le email del servizio, con i titoli di promemoria e richieste), e due strumenti di funzionamento del servizio — Sentry, che ci segnala gli errori dell'applicazione, e PostHog, che conta le pagine aperte. Sentry e PostHog ricevono solo i dati descritti sopra: nessun documento, nessun allegato, nessun contenuto del tuo lavoro. PostHog lavora su infrastruttura in Unione Europea. [DA CONFERMARE: regione di Sentry] Elenco aggiornato: [DA CONFERMARE: elenco sub-responsabili].

Nessun altro. Non vendiamo dati e non li cediamo a fini pubblicitari.

Dove finiscono

L'archivio della scuola è conservato su server situati nell'Unione Europea.

Il modello linguistico (OpenAI) oggi elabora le richieste negli Stati Uniti, con le clausole contrattuali standard; stiamo spostando l'elaborazione in Unione Europea.

Alcune elaborazioni possono comportare un trasferimento verso paesi terzi: in quel caso avviene con le garanzie previste dal Capo V del GDPR (clausole contrattuali standard). Dettaglio dei trasferimenti: [DA CONFERMARE].

Per quanto tempo

I dati dell'account restano finché la scuola usa il servizio, e per il tempo successivo previsto dagli obblighi di legge.

Le richieste di consulenza e i relativi allegati sono conservati per [DA CONFERMARE: periodo] dalla chiusura della richiesta, poi cancellati.

Se chiedi una demo dal sito o apri un nostro invito

Quando chiedi una demo dal sito, il titolare è Wacebo Europe. Usiamo quello che scrivi (nome, scuola, ruolo, email, telefono, messaggio) per ricontattarti e fissare la demo. Se ci dici come ci hai conosciuto, o arrivi da un invito o da un annuncio, ci arriva anche questo: serve a sapere quale nostro collaboratore o quale campagna ti ha portato a noi. È facoltativo.

Dall'invito di un nostro collaboratore puoi creare da te la prova gratuita della tua scuola (60 giorni, senza costi né impegno): ci dai nome, email di lavoro, ruolo e codice meccanografico, confermi che chiedi la prova per l'istituto in cui lavori e ti mandiamo un codice per verificare l'email. Scegli tu la password: non passa mai per email. Avvisiamo anche la casella istituzionale della scuola, indicando solo il ruolo che hai dichiarato. Quando la prova è pronta cancelliamo dalla richiesta il tuo nome, la tua email e il tuo ruolo; se non confermi l'email li cancelliamo entro 3 giorni dalla richiesta, e se la confermi ma non completi il percorso entro 3 giorni dalla scadenza dell'invito. Il titolare è Wacebo Europe; la prova si chiude da sola alla scadenza e la scuola può chiederne la chiusura in ogni momento scrivendo a esopo@waceboeurope.com.

Alcuni inviti sono permanenti: un nostro collaboratore li manda a più scuole insieme (per email, su una cartolina con un codice QR, a una fiera). Da un invito permanente la prova non nasce subito. Dopo che hai confermato l'email, la tua richiesta la legge il collaboratore che ti ha invitato (e, se serve, il personale Wacebo che gestisce la piattaforma): vede il tuo nome, il tuo ruolo, la tua email e la scuola, e decide entro 7 giorni se approvarla. Se la approva, nasce la prova, avvisiamo la casella istituzionale della scuola e ti mandiamo per email un link per scegliere la password (vale 7 giorni); dalla richiesta togliamo subito nome, email e ruolo. Se non la approva ti scriviamo il motivo, scelto da un elenco, con eventualmente due righe sue su cosa serve per riprovare. Se nessuno decide entro 7 giorni la richiesta scade e te lo diciamo. In ogni caso cancelliamo i dati della richiesta entro 3 giorni dalla decisione o dalla scadenza. Anche qui il titolare è Wacebo Europe. Un invito permanente può essere anche per le scuole paritarie, che non hanno il codice meccanografico: ti chiediamo nome, comune e codice fiscale o partita IVA della scuola (se il codice fiscale è il tuo, lo cancelliamo con gli altri tuoi dati). Oppure per le aziende che vogliono diventare rivenditori di Esopo: ti chiediamo ragione sociale, comune e partita IVA, nessun account nasce subito, e se il collaboratore approva il tuo nome, la tua email e il tuo ruolo passano nell'elenco dei rivenditori di Wacebo, che ti ricontatta per il contratto; dalla richiesta li cancelliamo.

I link d'invito che i nostri collaboratori ti mandano (esopo.ai/r/…) mostrano il loro nome. Quelli per una scuola valgono il tempo scelto dal collaboratore (di solito 48 ore, al massimo 30 giorni) e una volta sola; quelli permanenti finché il collaboratore non li chiude. Contiamo quante volte un invito viene aperto e in che giorno, mai chi lo apre: non salviamo indirizzi IP né altri dati del tuo dispositivo. Per non contare due volte la stessa apertura il browser ricorda, solo finché resta aperto, che l'invito è già stato contato.

Se ci lasci i tuoi contatti in fiera

Quando ci lasci email, nome, ruolo, scuola, il codice della scuola e quello che ci scrivi nel campo libero (dal QR del nostro stand o con il nostro personale in fiera), il titolare è Wacebo Europe. Li usiamo per mandarti comunicazioni su Esopo, per ricontattarti e seguire la tua richiesta (il nostro personale può annotare a che punto siamo) e, se la chiedi, per attivare la prova gratuita. Serve solo l'email: senza non possiamo risponderti; gli altri campi sono facoltativi.

Per le comunicazioni su Esopo la base è il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR), che puoi ritirare quando vuoi con il link in fondo a ogni email o scrivendoci. La prova gratuita non dipende da questo consenso: la attiviamo perché sei tu a chiederla (art. 6.1.b GDPR), e in quel caso, senza consenso, ti mandiamo una sola email per confermare la richiesta.

I contatti stanno in una lista del nostro fornitore email Brevo, in Unione Europea. Li conserviamo fino a quando ritiri il consenso: dopo, teniamo solo l'indirizzo email, per non scriverti più, e cancelliamo il resto. In ogni caso non oltre 24 mesi dall'ultimo contatto con te. Se hai chiesto solo la prova, senza consenso, teniamo il contatto per 12 mesi dalla richiesta: i dati della prova seguono poi quelli dell'account.

Prova di Esopo e novità via email

Quando per la tua scuola si attiva una prova di Esopo, ricevi due email: l'invito per scegliere la password e una seconda con la fine della prova, i crediti e la guida in video. Nella seconda c'è il nome della persona di Wacebo o del rivenditore che ha attivato la prova: se rispondi, la risposta arriva a lei.

Durante la prova lo staff di Wacebo vede, per la tua scuola, alcuni numeri d'uso: quanti crediti sono stati usati, se Esopo è stato usato nell'ultima settimana, quante guide in video sono state viste e quali aree sono state aperte. Mai il testo delle conversazioni, mai chi ha fatto cosa. Servono a capire se la prova sta andando bene e come aiutarvi.

Chi usa Esopo riceve un'email quando esce una versione nuova: cosa cambia e un video breve. È una comunicazione sul servizio che la tua scuola usa, senza pubblicità né offerte. Ogni email ha il link «Non ricevere più le novità», e puoi spegnerle anche in Esopo, in Impostazioni › Avvisi via email. Se la tua scuola è in prova, le ricevi solo finché la prova dura.

Cosa puoi chiederci

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato leggibile o opporti al trattamento (artt. 15-22 GDPR).

In particolare puoi chiederci di smettere di misurare come usi l'applicazione (art. 21 GDPR): è una richiesta che accogliamo senza discutere, perché quelle misure servono a noi, non a te.

Se i dati sono trattati per conto della tua scuola, la richiesta va rivolta alla scuola: noi la assistiamo nel darti risposta.

Se pensi che qualcosa non vada, puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).