Progetti

Documenti sparsi tra mail, cartelle e chiavette? Nei Progetti ogni pratica ha la sua cartella, con dentro gli atti, gli allegati e le note. È il cassetto centrale di Esplora file.

1. 1«Nuova cartella» in alto: nome e colore.
2. 2Trascina i file dentro la cartella, o usa «Carica».
3. 3Tasto destro per rinominare, spostare, scaricare, eliminare.
4. 4«Condividi…» apre la cartella ai colleghi che scegli.

Com'è fatto

• Due schede in alto: I miei progetti (le cartelle tue) e Condivisi con me (quelle che i colleghi hanno aperto anche a te).
• In alto a destra tre bottoni: Nuova cartella, Chiedi a Esopo (apre una conversazione nuova in Messaggi), Carica.
• Ogni cartella ha un colore: lo scegli tu, per riconoscere a colpo d'occhio gare, viaggi, PNRR.
• Dentro una cartella puoi fare altre cartelle, quante vuoi.

Come nasce una cartella

In tre modi:

1. A mano: «Nuova cartella».
2. Da un modello: «Usa questo modello» crea la cartella con dentro gli atti. Vedi Modelli.
3. Parlando con Esopo: quando gli chiedi di preparare i documenti, crea lui la cartella e i file, dopo la tua conferma. Vedi Conversazione e compilazione.

Le note di progetto

In ogni cartella c'è un file «Note di progetto». Serve a ricordare di cosa si occupa la pratica, i vincoli, le decisioni prese. Esopo la scrive mentre lavorate a quel progetto, così la volta dopo sa da dove ripartire. Puoi scriverla anche tu: «Scrivi» o «Modifica», poi «Salva».

Il documento resta vivo

Un documento nei Progetti non è una copia morta. Se lo apri in una conversazione e chiedi una modifica, la modifica finisce nel file del Progetto, non in una copia nella chat. Chi lo apre dopo di te trova la versione nuova.

Dall'anteprima di un documento puoi scegliere «Apri in una nuova chat» o «Apri in questa chat», oltre a «Scarica».

Condividere

Si condivide una cartella intera, non un file alla volta.

Chi riceve una cartella condivisa può leggere e scaricare, ma non modificare né spostare i tuoi documenti. Una cartella nuova nasce «Solo io».

Un file che sta fuori da una cartella non si condivide: per condividerlo, spostalo in un progetto. Nel menu del tasto destro lo trovi scritto.

Il registro del file

Per un file che hai caricato tu, il tasto destro ha la voce «Registro del file». Mostra tutto quello che gli è successo, passo per passo:

1. File ricevuto
2. Controllo del formato e della dimensione
3. Controllo antivirus
4. Archiviato in modo cifrato
5. Disponibile nei Progetti
6. Cancellato, se è stato cancellato

Per ogni passo dice com'è andato e chi l'ha fatto: una persona, il sistema o Esopo. Serve alla scuola per rendere conto di cosa è successo a un documento. I documenti prodotti da Esopo non hanno registro: non sono file caricati.

Cancellare

• Un file: tasto destro, «Elimina», conferma.
• Una cartella: tasto destro, «Elimina». Se è piena, Esopo te lo dice con una seconda domanda («contiene N documenti e M sottocartelle… Procedere?»): se confermi, sparisce anche tutto quello che c'è dentro. Leggi bene prima di dire sì.

Quanto a lungo restano i file caricati lo decide la scuola in Impostazioni › Scuola, alla voce Conservazione dei file caricati: non scadono, un anno, cinque anni o dieci anni.

Se qualcosa non va

Non trovo un documento che ho salvato. Guarda in «Condivisi con me» se l'aveva creato un collega, e usa «Cerca...». Se l'aveva creato Esopo, apri la conversazione: la linguetta Progetti mostra la cartella.

Un collega non vede la mia cartella. Una cartella nuova è «Solo io». Tasto destro, «Condividi…», e scegli lui o tutta la scuola.

Il collega non riesce a modificare un documento che gli ho condiviso. È voluto: chi riceve una condivisione legge e scarica. Il documento lo modifica chi l'ha creato.

Ho modificato un documento e il collega vede ancora quello vecchio. Chiedigli di chiudere e riaprire il documento. Se è una copia scaricata in Word, quella non si aggiorna: il documento vivo è quello in Esopo.

Ho eliminato una cartella per sbaglio. Non si recupera da Esopo. Per questo la cancellazione di una cartella piena chiede una seconda conferma.